Thông cáo báo chí là một trong những công cụ PR quan trọng và rất hiệu quả để định hướng sự quan tâm của công chúng theo mong muốn của doanh nghiệp.
Nếu là một nhân viên làm trong ngành PR thì bắt buộc bạn phải biết thông cáo báo chí là gì? Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí? Và làm thế nào để có thể viết được một bản thông cáo báo chí?
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí là một bản thông báo tóm tắt các thông tin quan trọng về một chương trình hay một vấn đề của một tổ chức hoặc cá nhân muốn giới truyền thông quan tâm.
các thông cáo báo chí phải được viết theo một mẫu chuẩn dựa trên tiêu chí chính của một thông cáo báo chí.
Nội dung của một thông cáo báo chí phải đảm bảo tiêu chí: có thông tin, ngắn gọn xúc tích theo cấu trúc: đoạn đầu phô ra những thông tin quan trọng nhất, các đoạn sau diễn giải thông tin và phần ít quan trọng nhất đặt ở đoạn cuối cùng.
Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?
Nghe có vẻ thông cáo báo chí là một nội dung khá nhàm chán, cứng nhắc và không có giá trị nhiều trong việc PR thương hiệu. Đó là do bạn chưa biết sử dụng nó đúng cách.
Thật ra, thông cáo báo chí được xem là một công cụ PR hoàn hảo giúp các doanh nghiệp thu hút khán giả chú ý vào câu chuyện mang mục đích thương mại của họ dễ dàng hơn.
Có 3 lý do diễn giải cụ thể cho việc vì sao cá nhân hoặc doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí:
- Khi doanh nghiệp hoặc các nhân sắp ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới, muốn thu hút sự chú ý của giới truyền thông.
- Khi doanh nghiệp hoặc các nhân muốn triển khai các chiến dịch phục vụ mục đích kinh doanh và muốn nhiều người biết đến thương hiệu của công ty
- Doanh nghiệp muốn xây dựng thương hiệu và lòng tin và sự tin tưởng của công chúng dành cho thương hiệu.
Vậy khi nào cần nắm thời cơ để gửi đi thông cáo báo chí?
- Khi ra mắt các dịch vụ hoặc sản phẩm mới
- Công bố các thành tựu nghiên cứu
- Khi có sự kiện quan trọng xảy ra
- Dành được các giải thưởng danh giá
Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí
Trước khi viết một thông cáo báo chí, hãy đảm bảo bạn thực hiện 4 chú ý quan trọng này:
- Mở đầu thật ấn tượng
Hãy dùng mọi sự sáng tạo và ấn tượng trong ngôn ngữ của bạn để viết phần tiêu đề và đoạn đầu tiên sao cho cho người đọc có thể để nắm chọn những thông tin quan trọng đồng thời chú ý đến những thông tin đó.
Nên nhớ, bạn chỉ có vài giây phút ngắn ngủi để gây ấn tượng và lôi kéo người đọc dừng lại ở mẫu tin của bạn.
- Nắm bắt xu hướng và khía cạnh giới báo chí quan tâm
Hãy chọn lọc thông tin và chọn ra những chi tiết đắt giá nhất mà bạn cho rằng với báo chí cảm thấy thích thú khi theo dõi câu chuyện của bạn.
- Sự chuyên nghiệp
Một thông cáo báo chí chuyên nghiệp phải đảm bảo văn phong đúng chuẩn, không mắc lỗi chính tả ngữ pháp không sử dụng tiếng lóng không nói quá vấn đề… Hãy cẩn trọng kiểm tra hết Mọi thứ trước khi đưa ra thông báo chính thức
- Viết có chọn lọc
Tin tức không chỉ cần gây hứng thú mà còn phải đảm bảo không lan man, không tiểu tiết. Bạn cần chắt lọc những thông tin đắt giá nhất, hấp dẫn nhất và thu hút nhất.
Các bước viết một thông cáo báo chí đúng chuẩn
Bước 1: Tìm mục đích
Trả lời các câu hỏi dưới đây để xác định mục đích trước khi viết
- Thông tin bạn cung cấp có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không? (Sự ảnh hưởng)
- Thông tin bạn cung cấp có gây mâu thuẫn với ai hay không? (Mâu thuẫn)
- Thông tin bạn cung cấp có nói quá sự việc lên hay gây ra hiểu lầm hay không? (Sự tiến triển)
- Thông tin bạn cung cấp có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không? (Cảm xúc)
Bước 2: Đặt tiêu đề
Hãy chọn lọc thông tin và viết tiêu đề một cách khôn ngoan đồng thời chứa đựng đủ nội dung cần thiết.
Bước 3: Đoạn tóm tắt nội dung
Tóm tắt nội dung chính để giúp người đọc nắm bắt vấn đề được nói đến là gì, có ích cho họ hay không và liệu họ có nên đọc tiếp hay không.
Bước 4: Đoạn đầu tiên
Liệt kê những thông tin quan trọng nhất như mục đích, chủ đề của thông cáo báo chí (tập trung vào những nội dung có ích cho người đọc).
Bước 5: Viết các phần còn lại
Những thông tin liên quan khác không quá quan trọng.
Bước 6: Đính kèm trích dẫn (nếu có)
Các trích dẫn cần đảm bảo sự thích hợp, lợi ích, không nói quá, trích dẫn là của cá nhân nào.
Bước 7: Thông tin liên hệ
Bao gồm các thông tin liên quan đến doanh nghiệp hoặc người trực tiếp xử lý các vấn đề được nói đến trong thông cáo báo chí.
Cuối cùng, hãy biết nắm bắt thời cơ đúng lúc để đưa ra những thông cáo báo chí quan trọng ảnh thu hút để tối ưu sự quan tâm từ công chúng. Chúc bạn thành công!
