Mỗi khi đọc các tin tức tuyển dụng hoặc đi phỏng vấn xin việc, bạn sẽ không cảm thấy xa lạ với cụm từ viết tắt là KPI. Kèm theo đó là nội dung: “công việc hấp dẫn không áp KPI” hay “đủ KPI sẽ có mức thưởng tương xứng”. Vậy, KPI là gì mà thu hút đến vậy? Mời các bạn tham khảo các thông tin qua bài viết này:
KPI là gì?
KPI là tên viết tắt của cụm từ “key performance indicator”, được hiểu là chỉ số hiệu quả. Cụ thể, đây là một công cụ để đong đếm, đo lường mức độ hiệu quả trong công việc, thường đánh giá qua các số liệu. Một công việc có thể áp dụng nhiều KPI cho mỗi mục yêu cầu khác nhau.
KPI được áp dụng tại Mỹ từ những 1980, tuy nhiên nó mới thực sự phổ biến vào năm 1992.
KPI thường áp theo chu kỳ thời gian đều đặn theo ngày, tuần, tháng hay năm. Nhờ đó mà các cán bộ nhân viên, người lao động làm việc có quy củ hơn, đáp ứng được yêu cầu công việc, đồng thời hoạch định được lộ trình thăng tiến của bản thân. Nhờ có KPI mà nhân viên có thể biết được mình đang đứng ở vị trí nào trong công việc, tiền công hiện tại là bao nhiêu, từ đó có động lực để phấn đấu và chăm chỉ kiếm thêm thu nhập. Ngoài ra, KPI còn giúp công ty có tầm nhìn phát triển để xây dựng những kế hoạch trong tương lai.
Cách tính KPI phù hợp với từng nhân viên
Mỗi ngành nghề, mỗi công việc sẽ có tính chất đặc thù riêng, và trong một công việc, từng chức vụ lại đảm nhận các vai trò khác nhau. Do đó, không có một KPI chung để áp dụng cho tất cả các nhân viên. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn những nguyên tắc cơ bản để tính KPI phù hợp cho từng nhân viên:
Nguyên tắc phân chia KPI bằng trọng số:
Mỗi một nhân viên khi đi làm không nhất thiết chỉ đảm nhận một công việc duy nhất, mà họ có thể kiêm cả nhiều đầu việc. Ví dụ, lễ tân có thể sẽ phải kiêm luôn cả chức vụ văn thư, thư ký lẫn trợ lý, nhân viên hành chính,…Do đó, những đầu công việc ấy có hiệu quả và đóng góp tới doanh nghiệp không giống nhau. Ta có thể phân loại công việc ra thành 3 nhóm cơ bản:
Nhóm 1: Những công việc phải mất nhiều thời gian, công cụ, tâm sức để hoàn thành, và nó gây ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả của công ty.
Nhóm 2: những công việc mất ít thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng lớn, hoặc mất nhiều thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng mạnh.
Nhóm 3: những công việc vừa mất ít thời gian để hoàn thành, vừa ảnh hưởng ít tới doanh nghiệp.
Nguyên tắc tính điểm KPI thông qua năng suất và các giai đoạn trong công việc:
Quá trình xác định, đo lường ra một hiệu suất làm việc của các nhân viên phải được minh bạch, cẩn thận, chính xác, biết cân đo đong đếm việc lớn nhỏ, tránh đề cao những việc vặt, hạ thấp việc được xem là trọng điểm.
Cụ thể, sẽ có một công thức để áp dụng khi tính KPI: Hiệu suất KPI= (Kết quả hoàn thành công việc / chỉ tiêu) * Trọng số
Bạn nên xem qua ví dụ sau để dễ hình dung: Nhân viên Huyền Có KPI thuộc đối tượng nhóm 1, trọng số là 50%. Chỉ tiêu cho KPI này là 80, kết quả hoàn thành công việc thực tế là 90.
Vậy thì hiệu suất của Huyền là: (90/80)*50=56,25.
- KPI theo hiệu suất tổng:
Áp dụng công thức: Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI nhóm thành phần 1 + Hiệu suất KPI nhóm thành phần 2 + …+…
- Tính KPI theo mốc thời gian : KPI của một quý sẽ dựa vào KPI của 3 tháng trong quý đó.
Làm sao để quản lý KPI hiệu quả nhất?
- KPI cần đảm bảo được các tiêu chí SMART là tiêu chí cơ bản nhất:
- S – Specific: Cụ thể
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Achievable: Có thể đạt được
- R – Realistic:Thực tế
- T – Timbound: Thời hạn cụ thể
- Chọn người xây dựng KPI
Cần phải chọn người đủ chuyên môn và tầm nhìn để thiết lập nên KPI. Ví dụ trưởng bộ phận, trưởng phòng,…vì họ là những người có thể hoạch định ra kết quả cần đạt của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Từ đó sẽ phân chia được yêu cầu công việc cho từng vị trí, từng nhân viên cấp dưới.
Các chỉ số KPI mà các trưởng ban trong doanh nghiệp thiết lập thường có tính khả thi vì phù hợp với sức lực, mức độ làm việc, hiệu quả trong công việc của công ty. Sau khi KPI được xây dựng, cần có sự phê duyệt, nhận xét của cấp trên để góp ý và sửa đổi bổ sung những phần cần thiết.
- Xây dựng các câu hỏi hiệu suất (KPQ) trọng điểm cho từng mục tiêu chiến lược
Key Performance Question được thiết lập với mục đích co hẹp các chỉ số đo lường được ngắn gọn mà vẫn hiệu quả nhất. KPQ giúp nhân viên vạch ra được kế hoạch làm việc để tuân thủ theo.
KPQ cần đảm bảo được sự thiết thực, chính xác, gắn chặt với sự phát triển của doanh nghiệp.
- Thiết lập KRA (Key Result Area) của các bộ phận
Từng bộ phận trong một doanh nghiệp cần làm đúng và đủ chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, và KRA phải bám sát nhiệm vụ đó.
Đồng thời phân chia ra các nhiệm vụ công việc chính mà các nhan viên phải hoàn thành trong một khoảng thời gian.
- Phải có những chỉ số cụ thể để đo đạc hiệu suất làm việc
Cần có những chỉ số chung cho cả bộ phận, sau đó mới chia ra riêng lẻ từng cá nhân tương ứng với chức danh.
Chỉ số này còn phải dựa trên trách nhiệm công việc, trách nhiệm pháp lý mà vị trí đó đảm nhận.
Quy ra điểm cho kết quả đã đạt được
Công đoạn này giúp đơn giản hóa sự tính toán và máy móc khi chốt KPI. Thay vì phải ngồi mất nhiều thời gian hơn, sự quy đổi này khá tiện lợi và hiệu quả, đồng thời có thể thấy vị trí của mình đang ở đâu, mức độ làm việc ra sao.
- Phân ra từng mốc hoàn thành kèm theo chế độ đãi ngộ
Các khoản thưởng đi kèm khi nhân viên hoàn thành chỉ tiêu hay vượt chỉ tiêu là một sự khích lệ rất lớn giúp nhân viên có động lực để làm việc, thậm chí tích cực làm thêm cả ngoài giờ để mong kiếm được nhiều thu nhập hơn.
Vậy là bài viết của chúng tôi đã cung cấp khá đầy đủ thông tin về KPI mà các bạn thường xuyên nghe thấy trong công việc hay đời sống. Hy vọng rằng qua đây, những chủ doanh nghiệp hay các bạn sắp và đang đi làm sẽ có thêm những hiểu biết để áp dụng vào công việc của mình, tạo ra hiệu quả triệt để.
