Hóa đơn bán lẻ là gì? Quy định về hóa đơn bán lẻ từ A đến Z

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ bán lẻ và đối với cả người tiêu dùng. Nhưng phần đông mọi người vẫn chưa hiểu rõ về loại hóa đơn này. Để đảm bảo quyền lợi trong quá trình trao đổi, cả bên mua và bên bán cần hiểu rõ về loại hóa đơn này. Vậy, hóa đơn bán lẻ là gì? Quy định về hóa đơn bán lẻ từ A đến Z ra sao, mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm chi tiết.

Hóa đơn bán lẻ là gì?

Khái niệm hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn mà bên bán hàng phải xuất kèm cho bên mua hàng sau khi thanh toán. Sau khi nhận hóa đơn bán lẻ, người mua sẽ kiểm tra lại để xác nhận quá trình thanh toán không có sai sót.

Đây là loại hóa đơn thể hiện các mặt hàng/sản phẩm mà người mua đã mua, trong đó liệt kê chi tiết về tên, số lượng, đơn vị tính, thành tiền,… của từng sản phẩm. Ngoài ra, hóa đơn bán lẻ còn thể hiện thời gian mua hàng, đơn vị kinh doanh/bên bán và thông tin người mua hàng.

Hóa đơn bán lẻ hợp lệ là gì?

Hóa đơn bán lẻ hợp lệ là hóa đơn có đầy đủ những nội dung sau:

• Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn.
• Thông tin chi tiết của người mua và người bán.
• Tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, tổng tiền.
• Giảm giá (nếu có).
• Chữ ký bên bán hoặc đại lý ủy quyền.

Ngoài ra, hóa đơn hợp lệ không được tẩy xóa hay sửa chữa. Đồng thời, hóa đơn phải được sử dụng cùng một màu mực. Mực được dùng phải là loại mực không phai để đáp ứng yêu cầu lưu trữ. 

Trên thực tế, để quá trình thanh toán trở nên nhanh gọn hơn, cả người mua lẫn người bán đều ngầm hiểu không cần thiết phải điền đầy đủ thông tin mà hóa đơn yêu cầu. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi, chúng ta vẫn nên điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn, đặc biệt với những hóa đơn có giá trị lớn và nhiều sản phẩm. Vì những hóa đơn này thường có khả năng sai sót cao.

Vai trò của hóa đơn bán lẻ  

Hóa đơn bán lẻ chứng minh quá trình mua bán hàng hóa giữa hai bên. Khi bạn có hóa đơn ở cửa hàng A, có nghĩa là bạn đã mua sản phẩm ở cửa hàng này.

Hóa đơn này còn giúp người mua dễ dàng theo dõi và kiểm tra các sản phẩm mà mình đã mua. Hóa đơn bán lẻ liệt kê các sản phẩm mà người mua đã mua dưới dạng danh sách chi tiết. Do đó, sau khi hoàn tất quá trình thanh toán và nhận hóa đơn, người mua có thể dựa vào hóa đơn chi tiết này để kiểm tra xem bên bán có tính nhầm hoặc tính thiếu sản phẩm nào mà mình đã mua hay không.

Trong một số trường hợp đặc biệt như diễn ra tranh chấp giữa hai bên, hóa đơn bán lẻ sẽ là  “vật chứng” duy nhất được đem ra đối chiếu. Do đó, người mua hàng cần lưu lý kiểm tra kỹ hóa đơn bán lẻ sau khi thanh toán. Vì khi bên mua đã xuất kèm hóa đơn bán lẻ và không nhận được phản hồi sai sót tại thời điểm thanh toán thì hóa đơn này được xem là hợp lệ và người mua sẽ không thể khiếu nại nếu phát hiện sai sót sau đó. 

Quy định về hóa đơn bán lẻ từ A đến Z

Theo Thư viện Pháp luật, quy định về hóa đơn bán lẻ được hiểu đơn giản như sau:

Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định:

“Trường hợp khi bán hàng, mỗi lần cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin chi tiết (tên, địa chỉ, mã số thuế…), vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ ‘người mua không lấy hóa đơn’ hoặc ‘người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế’”.

Theo điều 18 Thông tư 29/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định, các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ dưới đây không bắt buộc phải lập hóa đơn:

• Tổng thanh toán trị giá dưới 200.000 đồng/mỗi lần thì không cần lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

• Khi không lập hóa đơn, người bán cũng phải lập “bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ”. Bảng kê này phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, loại dịch vụ, giá trị của hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập bảng kê, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trong trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng (phương pháp khấu trừ) thì bảng kê bán lẻ phải đề: “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. 

• Cuối mỗi ngày, cơ sở/ cửa hàng kinh doanh phải lập một hóa đơn giá trị gia tăng/ hóa đơn bán hàng ghi rõ số tiền bán, cung ứng dịch vụ trong một ngày và thể hiện nó tại dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua. Tại mục “tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Cách xuất hóa đơn bán lẻ hiện nay

Trường hợp 1: Nếu đơn hàng trị giá dưới 200.000 đồng

Theo Thông tư 153/2010/TT-BTC, đối với mỗi đơn trị giá dưới 200.000 đồng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì hàng ngày, hàng tháng, kế toán sẽ lập bảng kê theo mẫu số 5.7 (Phụ lục 5) của Thông tư này để xuất chung trên một tờ hóa đơn. Như vậy, lập hóa đơn không cần phải tách giá trị hóa đơn bán lẻ thành nhiều hóa đơn nhỏ. Trường hợp này khá thuận tiện cho người bán hàng.

Ngoài ra, bảng kê cần phải có đầy đủ các nội dung dưới đây:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán; tên hàng hóa dịch vụ; ngày lập bảng kê; tên, chữ ký của người lập.
• Phải có thêm “thuế giá trị gia tăng” và  “tiền thuế giá trị gia tăng” nếu doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Trường hợp 2: Nếu đơn hàng trị giá lớn hơn 200.000 đồng

Trong trường hợp này, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn bán lẻ cho từng khách hàng, không được xuất gộp nhiều đơn hàng như trường hợp 1.

Trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế, người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn”/ “người mua không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế,…)”. 

Trường hợp này rất nhiều người bán cho rằng không quan trọng, vì cơ quan thuế có thể không biết được người tiêu dùng mua hàng có giá trị trên 200.000 đồng hay không. Nhưng thông thường, cơ quan thuế sẽ lấy tổng giá trị tiền hàng chia cho tổng lượng mặt hàng nào đó. Nếu giá trị đơn vị của mặt hàng đó lớn hơn 200.000 đồng thì chúng ta đã thực hiện lập hóa đơn sai theo quy định tại thông tư số 153/2010/TT-BTC và có thể bị xử phạt theo quy định.

Trên đây là khái niệm về hóa đơn bán lẻ và những vấn đề liên quan, đặc biệt là quy định về hóa đơn bán lẻ từ A đến Z. Các cơ sở kinh doanh/buôn bán cần thiết có hóa đơn bán lẻ để thể hiện nội dung việc mua bán (tên hàng hóa, số lượng, thành tiền, ngày tháng…), chứng minh quá trình mua bán, hoặc làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa 2 bên. Hy vọng những kiến thức mà vừa cung cấp ở trên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn bán lẻ và những quy định liên quan đến loại hóa đơn này. 

Những câu hỏi thường gặp