Lựa chọn tổng đài nội bộ sao cho hợp lý, phù hợp với các hoạt động, quy mô công ty và định hướng phát triển trong tương lai là nhu cầu chung của rất nhiều công ty, doanh nghiệp. Vậy, khi lựa chọn tổng đài nội bộ để thiết lập, áp dụng cho công ty mình, các chủ doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Cần căn cứ vào các yếu tố nào để có thể lựa chọn ra loại tổng đài nội bộ phù hợp nhất?
Bài viết sau đây của WEBICO sẽ hướng dẫn bạn một số cách lựa chọn tổng đài nội bộ hữu ích!
Cách lựa chọn tổng đài nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp
Lựa chọn tổng đài nội bộ phù hợp theo số lượng máy tính sử dụng
Bạn có thể căn cứ vào quy mô công ty và số lượng máy tính cần cài đặt hệ thống tổng đài mà lựa chọn các nhà cung cấp khác nhau.
Ví dụ:
- Nếu quy mô công ty bạn cần khoảng từ 30 máy lẻ đến 50 máy lẻ thì bạn nên chọn các loại tổng đài sau: Tổng đài Panasonic KX-TDA100, Tổng đài Panasonic KX-TDA100D, tổng đài Siemens Hipath 1150, tổng đài LG LDK1248…
- Nếu quy mô công ty bạn cần khoảng từ 50 máy lẻ đến 120 máy lẻ chọn các loại tổng đài sau: Tổng đài Panasonic KX-TDA100D, Tổng đài Panasonic KX-TDA200, tổng đài Siemens Hipath 1190, Siemens Hipath 3550, tổng đài LG LDK300…
- Nếu quy mô công ty bạn cần khoảng trên 120 máy lẻ: Tổng đài Panasonic KX-TDA600, Tổng đài Panasonic KX-TDE600, tổng đài Siemens Hipath 3800…
Lựa chọn tổng đài nội bộ theo thương hiệu và khả năng đầu tư
Hiện nay, tại Việt Nam, có khá nhiều đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài nội bộ tốt và ổn định, có thể kể đến như Panasonic, Siemens, Erission, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, LG, Samsung… Theo đó, các doanh nghiệp có thể lựa chọn những cái tên uy tín trên thị trường hoặc những đơn vị mình có thiện cảm, chi phí hợp lý…
Tong Dai Dien Thoai LG
Lựa chọn tổng đài nội bộ theo mục đích sử dụng
Ở cách lựa chọn này, bạn cần xác định rõ một số mục đích chính khi sử dụng tổng đài của công ty bạn. Cụ thể, nhân viên của bạn sẽ dùng tổng đài để liên hệ về vấn đề gì là chủ yếu? Có cần các cuộc gọi nhóm hay chế độ chuyển hướng nhanh cuộc gọi hay không? Trong trường hợp cần thiết, nhân viên có thể dùng hệ thống tổng đài để quay số ra ngoài liên lạc với khách hàng hay không?…
Tất cả những câu trả lời cho các câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được đâu là loại tổng dài phù hợp để sử dụng.
Tong Dai Dien Thoai Dung O Cac Hang Taxi
Một số mục đich sử dụng tổng đài được nhiều doanh nghiệp ngày nay yêu cầu là:
- Hiển thị số điện thoại dù là gọi ra hay gọi vào hay là gọi nội bộ.
- Hệ thống phải cung cấp được chức năng ACD: Khả năng phân phối tất cả các cuộc gọi đều cho các máy lẻ, không máy nào nghe quá nhiều, không để tình trạng hoạt động quá tải ở một máy.
- Phải được lập trình chức năng thống kê các cuộc gọi đến, gọi đi, gọi nhỡ hay báo cáo tình trạng các cuộc gọi,…
- Chức năng phát thông báo trong lúc tất cả các máy lẻ đều bận phải được tích hợp sẵn và có hỗ trợ thông báo khi doanh nghiệp ngoài giờ làm việc
- Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.
- Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code.
- Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM
- Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in.
- Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần
- Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call
- Voice mail, Door phone/door Opener, Music –BGM, Paging….
Lựa chọn tổng đài nội bộ theo mô hình kinh doanh, loại công ty
Đối với các công ty có nhiều chi nhánh, cần sử dụng tổng đài chủ yếu cho việc chăm sóc khách hàng thì nhân viên làm việc không tập trung tại một nơi mà nhiều nơi khác nhau. Với các doanh nghiệp như này thì nên chọn tổng đài IP là vô cùng phù hợp như: Tổng đài IP callcenter, Tổng đài IP grandstream, tổng đài IP Panasonic….
Đối với các đơn vị kinh doanh mô hình cơ bản, cần tổng đài để liên lạc thoại trong nội bộ và gọi ra ngoài thông thường thì bạn có thể chọn loại tổng đài nào cũng được, như: tổng đài Panasonic, tổng đài Siemens, tổng đài LG, tổng đài TCL…
Lựa chọn tổng đài nội bộ theo cấu hình
Nếu như bạn có kiến thức về phần cứng, hệ thống và cách thức một tổng đài hoạt động, bạn cũng có thể cân nhắc việc lựa chọn các hệ thống này thông qua cấu hình của nó. Tuy nhiên, cách thức lựa chọn này được đánh giá là khá phức tạp và mang tính chất chủ quan (do đơn vị cung cấp nào cũng sẽ cung cấp những thông tin có lợi về cấu hình hệ thống của mình).
—
? WEBICO – GIẢI PHÁP THIẾT KẾ WEB HÀNG ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP ?
? Địa chỉ: Mekong Tower, 235-241 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
? Hotline: 1800 6016
▪️ Email: email@webico.vn
▪️ Website: www.webico.vn
▪️Facebook: https://www.facebook.com/webico.vn/
Liên lạc ngay với chúng tôi hoặc để lại thông tin của bạn, bộ phận tư vấn của WEBICO sẽ liên lạc lại ngay để giải đáp mọi thắc mắc!
Các bài viết tham khảo:
