Những điều cần biết về đặt tên email doanh nghiệp
Đặt tên email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp không chỉ là một địa chỉ email hiển thị đại diện cho một cá nhân riêng biệt mà nó là cả một hệ thống địa chỉ mail dành cho các đối tượng từ nhân viên cho đến các cấp lãnh đạo. sử dụng, trong một công ty nhất định. Khi bạn là nhân viên ở một công ty, bạn dùng email của công ty cung cấp để gửi cho đồng nghiệp, đối tác thì bên cạnh tên của bạn, đuôi email còn gắn liền với tên của công ty.
Cach Dat Ten Email Doanh Nghiep Chuyen Nghiep
Trên thực tế, bạn có thể bắt gặp các kiểu email doanh nghiệp quen thuộc thông qua các email nhận được hằng ngày như: nguyenvana@tencongty.com , nguyenthib@tencongty.vn… Đặc điểm chung của các email doanh nghiệp là có đuôi email giống với tên miền của website (còn được gọi là email domain). Việc đặt tên email doanh nghiệp sao cho chuyên nghiệp thu hút cũng bắt nguồn từ chính địa chỉ và tên website của doanh nghiệp.
Vì sao cần phải chú ý khi đặt tên email doanh nghiệp?
Có thể nói, email doanh nghiệp không thể hiện giá trị của chỉ riêng một cá nhân hay đại diện cho một sản phẩm nhất định, email doanh nghiệp là công cụ giao tiếp giữa nhân viên, lãnh đạo công ty với hàng ngàn khách hàng, đối tác bên ngoài. Nếu doanh nghiệp của bạn chuyên có những giao dịch, trao đổi hợp đồng thông qua email thì việc đặt tên email doanh nghiệp sao cho chuẩn lại là điều rất quan trọng cần quan tâm.
Bên cạnh đó, các đối tác hay khách hàng khi tiếp xúc với nhân viên của bạn rất chú trọng đến sự chuyên nghiệp trong hình thức. Nếu họ nhận được email từ một nhân viên với cái tên không chuyên nghiệp hay không thể hiện được tầm vóc và hình ảnh công ty, uy tín của doanh nghiệp bạn trong mắt khách hàng sẽ giảm đi rất nhiều. Vì thế, dù có muốn thừa nhận hay không thì các yếu tố về hình thức, nhất là tên gọi vẫn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Lợi ích của việc đặt tên email chuyên nghiệp, đúng cách
Có thể bạn đã sở hữu một website chuyên nghiệp với nguồn sản phẩm chất lượng, hợp lí, và doanh nghiệp của bạn đã và đang dần tạo được chỗ đứng trong giới và có tiềm năng mở rộng thêm ra các lĩnh vực khác… Tuy nhiên, nếu có thêm một hệ thống email chuyên nghiệp được đầu tư hợp lí thì bạn còn có thể đạt được nhiều lợi ích hơn thế, ví dụ như:
Cách đặt tên email doanh nghiệp chuyên nghiệp
- Tạo điểm cộng tuyệt đối với khách hàng / đối tác: Dùng email công ty đang là cách hiệu quả nhất để tạo sự ảnh hưởng , bởi sự nhận dạng rõ rệt trong tên email. Khách hàng sẽ biết bạn đến từ đâu, bạn tên gì và bạn đem đến giá trị gì cho họ.
- Tạo nên giá trị hình ảnh, thương hiệu của riêng bạn.
- Tạo sự tin tưởng, trung thành cho nhân viên.
- Tạo sự đồng bộ, hợp nhất, chuyên nghiệp.
Các lưu ý cần biết khi đặt tên email cho doanh nghiệp
Khi xây dựng hệ thống email cho doanh nghiệp hay đặt tên email doanh nghiệp, cần lưu ý các điều sau:
Chọn cách viết tắt tên nhân viên thống nhất: Hiện nay, nhiều công ty áp dụng cú pháp [Tên nhân viên] [Họ]. Ví dụ một nhân viên công ty của bạn có tên là Nguyễn Thị Hồng Nhung thì kiểu cách đặt tên email thường là hongnhung.nguyenthi@tencongty.com, nhung.nth@tencongty.com, hongnhung.nt@tencongty.com…
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông đảo thì bạn cần phải thống nhất một cách đặt tên email doanh nghiệp để tạo sự đồng bộ, dễ nhớ…
Có thể đánh số, nhưng không nên quá dài: Trong trường hợp công ty của bạn có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, bạn có thể đánh số 1, 2, 3… để phân biệt, tuy nhiên chỉ nên đính kèm nhiều nhất 2 chữ số cho email. Ví dụ: email1@www.webico.vn, email2@www.webico.vn…
Nên tránh phân biệt địa chỉ email của các văn phòng đại diện, cơ sở công ty bằng số địa chỉ, đây là thông tin không ổn định lâu dài, bạn có thể sẽ phải thay đổi nó khi thay đổi địa chỉ.
Chú ý tên công ty ở đuôi email: Với những website doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi (nguyenthia@www.webico.vn), còn với những tên dài, bạn có thể viết tắt tên công ty để tên email được ngắn gọn hơn.
Đặt tên theo các phòng ban, bộ phận: Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, bộ phận thì việc đặt tên email doanh nghiệp theo bản chất và tên các bộ phận cũng là điều cần thiết.
Đầu tư ngay từ tên website: Đặt tên email doanh nghiệp có sự liên quan mật thiết đến tên website (đối với các email domain), vì vậy để hệ thống email trở nên chuyên nghiệp hơn bạn nên lưu ý ngay từ khi chọn domain (tên miền) cho wesbite
Tránh đặt trùng tên hoặc dễ gây hiểu lầm: Trước khi đặt tên email doanh nghiệp, bạn nên kiểm tra thử xem các email của mình có bị trùng lặp với công ty khác không, hay có chứa các kí tự, từ nhạy cảm, dễ gây hiểu lầm không và loại bỏ các yếu tố này nhanh chóng trong hệ thống tên email của bạn.
—
? WEBICO – GIẢI PHÁP THIẾT KẾ WEB HÀNG ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP ?
? Địa chỉ: Mekong Tower, 235-241 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
? Hotline: 1800 6016
? Email: email@webico.vn
? Website: www.webico.vn
➡ Facebook: https://www.facebook.com/webico.vn/
Xem thêm:
